Um agente de I.A. que cobra e organiza os documentos do mês, lembra os clientes dos prazos, responde as dúvidas de sempre e conduz o onboarding de empresas novas. Sua equipe fica com a parte técnica.
Oi, Renata! Faltam 3 dias para o fechamento de setembro. Ainda não recebemos os extratos bancários e as notas de entrada. Pode enviar por aqui mesmo?
Mando hoje à tarde
4 arquivos
Recebido: extrato do Banco X, extrato do Banco Y e 2 notas de entrada. Tudo certo com setembro. Obrigado!
Todo mês, a mesma maratona: pedir documento, cobrar de novo, receber pela metade, cobrar outra vez. No meio disso, o WhatsApp do escritório não para: "Quando vence o DAS?", "Preciso emitir nota, como faço?", "Recebi uma carta da Receita, é grave?".
A equipe técnica, que deveria estar fechando balancete, vira central de atendimento e cobrança. E a carteira não cresce porque não há braço para mais clientes.
O agente cobra os documentos de cada cliente conforme o calendário do escritório, recebe pelo WhatsApp ou e-mail, confere o que chegou e organiza nas pastas certas. Só avisa a equipe quando algo está faltando de verdade.
DAS, pró-labore, declarações anuais, vencimento de certificado digital. O cliente recebe o lembrete com antecedência e as guias quando elas estiverem prontas.
As perguntas mais comuns ganham resposta imediata, com base nas orientações do próprio escritório. O que for específico ou técnico vai para o contador responsável, já com o contexto.
Abertura de empresa ou troca de contador: o agente conduz o cliente pela lista de documentos, informações e acessos necessários, e avisa a equipe quando tudo estiver pronto para começar.
Fechamento sem maratona. Documentos chegam antes, sem a equipe correr atrás.
Equipe técnica focada. Menos WhatsApp, mais análise e entrega.
Cliente mais tranquilo. Ele sabe o que enviar, quando pagar e o que está pendente.
Carteira que cresce. Mais clientes atendidos com a mesma equipe.
Entendemos a carteira, o calendário de fechamento e os sistemas do escritório.
Escopo, prazo e investimento.
Configuramos o agente, o calendário de cobranças e a base de respostas.
Ativamos no WhatsApp e no e-mail do escritório, treinamos a equipe e acompanhamos o primeiro fechamento.
O agente se conecta ao sistema contábil e ao armazenamento de documentos do escritório (Google Drive, OneDrive ou servidor próprio), sempre que houver integração disponível. Verificamos a compatibilidade no briefing.
Na prática, eles querem resposta rápida e clareza sobre o que enviar. O agente entrega isso e passa para uma pessoa sempre que necessário.
Responde as orientações gerais que o escritório aprovar. Casos específicos vão sempre para o contador.
Consegue identificar tipo de documento, período e empresa para organizar e conferir o que falta. A análise contábil continua com a equipe.
Serve. Quanto menor a equipe, maior o peso da cobrança e do atendimento na rotina.
Depende do tamanho da carteira e das integrações. Depois do briefing, você recebe uma proposta com escopo e valor fechados.
Conta pra gente quantos clientes você atende e onde a equipe perde mais tempo. A gente mostra o que automatizar primeiro.
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